南京地鐵運(yùn)營物資管理中一些問題的思考摘 要 從地鐵運(yùn)營物資管理工作的組織體系入手,結(jié)合南京地鐵運(yùn)營物資管理的相關(guān)問題,提出了物資的分級管理、庫存控制、預(yù)算體系的建立、供應(yīng)方式等有關(guān)觀點,以期達(dá)到創(chuàng)建南京地鐵運(yùn)營物資管理新模式的目的。關(guān)鍵詞 地鐵,運(yùn)營,物資,管理 地鐵運(yùn)營的管理涉及方方面面,其中物資管理工作是一個不可缺少的重要組成部分。地鐵運(yùn)營的物資管理具有其特殊性:①響應(yīng)要及時———物資供應(yīng)要保證及時響應(yīng)現(xiàn)場,以滿足運(yùn)營工作的需要;②專業(yè)范圍廣———地鐵運(yùn)營設(shè)施系統(tǒng)的專業(yè)較多,物資供應(yīng)所涉及的范圍也廣,有車輛、軌道、供電、信號、通信、ＡＦＣ(自動售檢票)、電扶梯、環(huán)控、給排水等十幾個系統(tǒng);③空間跨度大———地鐵運(yùn)營的物資要保證沿線各點的需求,物資供應(yīng)的空間跨度大。 本文結(jié)合南京地鐵的開通,物資管理部門對其運(yùn)營物資管理問題進(jìn)行了適時的思考,以創(chuàng)建南京地鐵運(yùn)營物資管理的新模式,為地鐵運(yùn)營提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)和保障。1組織體系 有效的體系是組織良好運(yùn)行的保證,為此,有必要對部門職能接口關(guān)系及業(yè)務(wù)流程接口關(guān)系等再進(jìn)一步加以明確。1.1職能體系 物資管理部門既作為物資采購、存儲、供應(yīng)的中心,又承擔(dān)了運(yùn)營分公司部分預(yù)算和成本控制的重要職能。為此,物資管理部門一方面和財務(wù)部門發(fā)生資金控制的接口,另一方面又和各個需求部門發(fā)生相應(yīng)的業(yè)務(wù)接口關(guān)系。從物資管理控制職能而言,物資管理部門應(yīng)具有相對的獨(dú)立性,是財務(wù)部門和需求部門的中間過渡和控制環(huán)節(jié)。其職能體系框架應(yīng)如圖1所示。
1.2業(yè)務(wù)體系 物資管理部門的另一個重要職能就是按照預(yù)算和計劃,及時為需求部門提供相應(yīng)的物資保障。這需要物資部門和需求部門的通力合作,加強(qiáng)業(yè)務(wù)聯(lián)系,各需求部門應(yīng)設(shè)立專(兼)職物資管理人員共同開展工作。 目前,公司的組織構(gòu)架中,各需求部門未設(shè)備件(材料)員崗位,其需求計劃缺少扎口管理的保障;同時備件(材料)的計劃又應(yīng)來自于生產(chǎn)(檢修)計劃,而崗位設(shè)置中又沒有生產(chǎn)(檢修)計劃的定編,這同樣也會造成源計劃的混亂。因此,從業(yè)務(wù)組織體系上要作進(jìn)一步完善,各需求部門應(yīng)設(shè)立兼職生產(chǎn)(檢修)計劃員以及兼職備件(材料)員,其行政管理隸屬本部門,業(yè)務(wù)管理上要和物資管理部門建立專項聯(lián)系,以便于物資專業(yè)上的有序管理。物資管理部門的業(yè)務(wù)體系框架應(yīng)如圖2所示。2庫存控制 物資庫存控制的水平高低,一方面關(guān)系著地鐵運(yùn)營的物資保障能否滿足;另一方面對地鐵運(yùn)營成本控制的良好與否有著直接的關(guān)系。 對地鐵運(yùn)營而言,滿足其必需的物資供應(yīng)是首要的任務(wù);同時,在滿足運(yùn)營物資保障以后,有效地降低庫存,或利用供應(yīng)鏈的關(guān)系,將庫存轉(zhuǎn)移至供應(yīng)商方面,從而減少運(yùn)營成本,爭取更大效益,這也是企業(yè)應(yīng)該關(guān)注的問題。2.1對供應(yīng)物資的分級 地鐵運(yùn)營中需供應(yīng)的物資涉及的專業(yè)多、品種多、規(guī)格多。對這些物資庫存控制的指標(biāo)(或安全庫存量)不能一概而論,應(yīng)根據(jù)其影響行車安全等級的程度予以劃分。一般而言,對地鐵運(yùn)營物資主要可分為三類:關(guān)鍵物資、主要物資和一般性物資。 現(xiàn)階段或運(yùn)營開通以后的一段時期,物資管理部門應(yīng)會同其它部門專業(yè)技術(shù)人員,認(rèn)真分析和研究各種物資對地鐵安全運(yùn)營的影響程度,并吸取其它城市的地鐵運(yùn)營經(jīng)驗,從對安全運(yùn)營的影響和價值兩方面進(jìn)行考慮,利用ＡＢＣ分類等方法對地鐵運(yùn)營的所有物資予以等級劃分。那些對行車影響重大、價值大的物資劃為Ａ類物資,如電客車的動車轉(zhuǎn)向架、輔助逆變器總成、ＡＴＰ(列車自動防護(hù))子系統(tǒng)的ＣＰＵ板等;將那些對行車影響大、價值較大的物資劃為Ｂ類物資,如電客車的踏面制動單元、供電照明系統(tǒng)配電柜等;將一些常規(guī)性物資劃為Ｃ類物資,如螺絲、板材類等。2.2不同等級物資的不同庫存控制方式 物資等級劃分好以后,要摸索研究和制訂不同等級物資的不同庫存量控制方式。 對關(guān)鍵物資和主要物資,其庫存控制的目的應(yīng)是側(cè)重于保證較高的現(xiàn)貨供應(yīng)率,以及時滿足運(yùn)營和維修的現(xiàn)場需要。首先要花相當(dāng)長的一段時間,統(tǒng)計物資的消耗規(guī)律,并結(jié)合公司的財務(wù)政策,制訂合理的庫存周轉(zhuǎn)期,由此制訂出此類物資的安全庫存量;在此基礎(chǔ)上,根據(jù)生產(chǎn)(維修)計劃以及庫存周轉(zhuǎn)期等多方面數(shù)據(jù),編制合理的采購計劃,確保安全庫存量,從而也確保運(yùn)營的安全。 對一般性物資,應(yīng)側(cè)重于經(jīng)濟(jì)成本因素方面的考慮,建立良好的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò),基本實現(xiàn)零庫存,以減少企業(yè)的資金占有。在供應(yīng)響應(yīng)時間允許的情況下,庫房可不備現(xiàn)貨,當(dāng)現(xiàn)場有需要時,直接從供應(yīng)商提貨;在供應(yīng)響應(yīng)時間不允許的情況下,可以將供應(yīng)商的物資適量儲備在庫房,根據(jù)消耗情況定期和供應(yīng)商結(jié)算實際發(fā)生額。2.3可修復(fù)件的循環(huán)使用 從成本控制和企業(yè)管理水平的提升等方面而言,對那些可以修復(fù)的備件要考慮循環(huán)使用。為此,應(yīng)從可修復(fù)件的確認(rèn)、修復(fù)質(zhì)量等技術(shù)要求、修復(fù)件的價值確認(rèn)、二次入庫和出庫、獎勵措施等各方面制定相應(yīng)的管理制度,規(guī)定相應(yīng)的流程,提高員工對可修復(fù)件循環(huán)使用的認(rèn)知,促進(jìn)公司對可修復(fù)件的控制,以降低運(yùn)營成本,提高企業(yè)管理水平。3基于預(yù)算體系的物資采購 在運(yùn)營籌備期或運(yùn)營初期,由于員工來自不同單位、不同部門,有著不同的工作經(jīng)歷和背景,其管理理念和行為方式也多有差別,對物資需求的合理、前瞻、準(zhǔn)確性掌握程度不同。現(xiàn)時的物資采購計劃主要源于申購計劃,是本著統(tǒng)一思想、嚴(yán)格控制、規(guī)范有序為其出發(fā)點的。這一方式不失為一種有效的控制方式,但從長期發(fā)展來看,還有值得改進(jìn)的地方,因為這一方式是以降低采購效率換取的。 從長遠(yuǎn)發(fā)展來看,物資采購應(yīng)基于良好預(yù)算體系的建立,并在預(yù)算體系中進(jìn)行相應(yīng)運(yùn)作。3.1預(yù)算體系的建立 物資需求預(yù)算屬于維保體系這一大的范疇,運(yùn)營分公司及各部門應(yīng)整體考慮,充分研究運(yùn)營故障及檢修規(guī)律,制訂完善的檢修計劃,摸索和制訂合理的檢修消耗定額,從而編制或分解出相應(yīng)的年度、季度或月度物資需求預(yù)算。 在這一預(yù)算體系中,分公司財務(wù)部門主要對預(yù)算資金的控制負(fù)責(zé);物資管理部門主要對預(yù)算的實施負(fù)責(zé);而需求部門主要對預(yù)算的合理、準(zhǔn)確、前瞻性負(fù)責(zé)。3.2預(yù)算內(nèi)的物資采購 對于預(yù)算內(nèi)的物資采購,先由需求部門直接和物資管理部門溝通,將部門認(rèn)可審批的物資需求計劃報物資管理部門;而物資管理部門的相關(guān)人員在對需求物資的預(yù)算項目加以確定以后,可以直接編制相應(yīng)的采購計劃,此采購計劃經(jīng)相應(yīng)權(quán)限審批后,直接予以實施。3.3預(yù)算外物資采購 當(dāng)然,物資預(yù)算不會涵蓋物資需求的全部,在日常工作中難免會有一些意想不到的情況發(fā)生,形成預(yù)算外物資需求。對這一部分需求,可以采取一事一議的方式,由需求部門提出請示,經(jīng)逐級審批后,由物資管理部門加以實施。4物資的供應(yīng)方式 地鐵運(yùn)營是全天候方式,物資供應(yīng)應(yīng)力求及時、有效,為此應(yīng)對庫房的布點、供應(yīng)方式做一些思考。4.1庫房的布點方式 從財務(wù)體系和資產(chǎn)保證方面而言,庫房布點應(yīng)遵循一級總庫的原則,各需求單位應(yīng)力求減少物資的積壓,減少資產(chǎn)的重復(fù)性,提高物資的共享程度,避免資金浪費(fèi)和資產(chǎn)失控;同時,也要充分考慮物資供應(yīng)的及時,以及現(xiàn)場服務(wù)的有效和迅速。因此,可以考慮一級總庫、分散布點的方式。即在位于小行的基地設(shè)立一級供應(yīng)總庫,而在沿線可以適當(dāng)選取2～3個分庫。分庫的日常工作由物資管理部門派員專職管理或由需求部門派員兼職管理。此兼職管理人員在業(yè)務(wù)上應(yīng)受物資管理部門的指導(dǎo),遵循物資轉(zhuǎn)庫、出庫的所有規(guī)則。同時物資總庫管理人員應(yīng)定期(每月一次)對所設(shè)分庫內(nèi)所有物資進(jìn)行盤查、清單,核對出庫量,在總庫賬目上予以記錄,月末形成統(tǒng)一報表報財務(wù)部門。4.2 供應(yīng)方式 地鐵物資供應(yīng)的空間范圍較大,結(jié)合其它城市地鐵的模式和經(jīng)驗,在物資供給方式上可以采取配送制度。 當(dāng)需求部門有物資需求時,對較重的或批量供給的物資,可根據(jù)需求部門的要求和實際情況,由物資管理部門予以配送。在此之前要解決好交通運(yùn)輸工具(貨車或利用地鐵電客車)等資源配備問題,制訂好相應(yīng)的配送、接貨流程和運(yùn)輸途徑等,明確責(zé)任分工,以及時、有效地保證現(xiàn)場的物資需求。參考文獻(xiàn)1 顧政華,李旭宏,朱彥東等.地鐵運(yùn)營設(shè)備管理維護(hù)保養(yǎng)模式的綜合評價.城市軌道交通研究,2004(4):392 唐納德·沃特斯.管理科學(xué)實務(wù)教程.北京:華夏出版社,2000
1.2業(yè)務(wù)體系 物資管理部門的另一個重要職能就是按照預(yù)算和計劃,及時為需求部門提供相應(yīng)的物資保障。這需要物資部門和需求部門的通力合作,加強(qiáng)業(yè)務(wù)聯(lián)系,各需求部門應(yīng)設(shè)立專(兼)職物資管理人員共同開展工作。 目前,公司的組織構(gòu)架中,各需求部門未設(shè)備件(材料)員崗位,其需求計劃缺少扎口管理的保障;同時備件(材料)的計劃又應(yīng)來自于生產(chǎn)(檢修)計劃,而崗位設(shè)置中又沒有生產(chǎn)(檢修)計劃的定編,這同樣也會造成源計劃的混亂。因此,從業(yè)務(wù)組織體系上要作進(jìn)一步完善,各需求部門應(yīng)設(shè)立兼職生產(chǎn)(檢修)計劃員以及兼職備件(材料)員,其行政管理隸屬本部門,業(yè)務(wù)管理上要和物資管理部門建立專項聯(lián)系,以便于物資專業(yè)上的有序管理。物資管理部門的業(yè)務(wù)體系框架應(yīng)如圖2所示。2庫存控制 物資庫存控制的水平高低,一方面關(guān)系著地鐵運(yùn)營的物資保障能否滿足;另一方面對地鐵運(yùn)營成本控制的良好與否有著直接的關(guān)系。 對地鐵運(yùn)營而言,滿足其必需的物資供應(yīng)是首要的任務(wù);同時,在滿足運(yùn)營物資保障以后,有效地降低庫存,或利用供應(yīng)鏈的關(guān)系,將庫存轉(zhuǎn)移至供應(yīng)商方面,從而減少運(yùn)營成本,爭取更大效益,這也是企業(yè)應(yīng)該關(guān)注的問題。2.1對供應(yīng)物資的分級 地鐵運(yùn)營中需供應(yīng)的物資涉及的專業(yè)多、品種多、規(guī)格多。對這些物資庫存控制的指標(biāo)(或安全庫存量)不能一概而論,應(yīng)根據(jù)其影響行車安全等級的程度予以劃分。一般而言,對地鐵運(yùn)營物資主要可分為三類:關(guān)鍵物資、主要物資和一般性物資。 現(xiàn)階段或運(yùn)營開通以后的一段時期,物資管理部門應(yīng)會同其它部門專業(yè)技術(shù)人員,認(rèn)真分析和研究各種物資對地鐵安全運(yùn)營的影響程度,并吸取其它城市的地鐵運(yùn)營經(jīng)驗,從對安全運(yùn)營的影響和價值兩方面進(jìn)行考慮,利用ＡＢＣ分類等方法對地鐵運(yùn)營的所有物資予以等級劃分。那些對行車影響重大、價值大的物資劃為Ａ類物資,如電客車的動車轉(zhuǎn)向架、輔助逆變器總成、ＡＴＰ(列車自動防護(hù))子系統(tǒng)的ＣＰＵ板等;將那些對行車影響大、價值較大的物資劃為Ｂ類物資,如電客車的踏面制動單元、供電照明系統(tǒng)配電柜等;將一些常規(guī)性物資劃為Ｃ類物資,如螺絲、板材類等。2.2不同等級物資的不同庫存控制方式 物資等級劃分好以后,要摸索研究和制訂不同等級物資的不同庫存量控制方式。 對關(guān)鍵物資和主要物資,其庫存控制的目的應(yīng)是側(cè)重于保證較高的現(xiàn)貨供應(yīng)率,以及時滿足運(yùn)營和維修的現(xiàn)場需要。首先要花相當(dāng)長的一段時間,統(tǒng)計物資的消耗規(guī)律,并結(jié)合公司的財務(wù)政策,制訂合理的庫存周轉(zhuǎn)期,由此制訂出此類物資的安全庫存量;在此基礎(chǔ)上,根據(jù)生產(chǎn)(維修)計劃以及庫存周轉(zhuǎn)期等多方面數(shù)據(jù),編制合理的采購計劃,確保安全庫存量,從而也確保運(yùn)營的安全。 對一般性物資,應(yīng)側(cè)重于經(jīng)濟(jì)成本因素方面的考慮,建立良好的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò),基本實現(xiàn)零庫存,以減少企業(yè)的資金占有。在供應(yīng)響應(yīng)時間允許的情況下,庫房可不備現(xiàn)貨,當(dāng)現(xiàn)場有需要時,直接從供應(yīng)商提貨;在供應(yīng)響應(yīng)時間不允許的情況下,可以將供應(yīng)商的物資適量儲備在庫房,根據(jù)消耗情況定期和供應(yīng)商結(jié)算實際發(fā)生額。2.3可修復(fù)件的循環(huán)使用 從成本控制和企業(yè)管理水平的提升等方面而言,對那些可以修復(fù)的備件要考慮循環(huán)使用。為此,應(yīng)從可修復(fù)件的確認(rèn)、修復(fù)質(zhì)量等技術(shù)要求、修復(fù)件的價值確認(rèn)、二次入庫和出庫、獎勵措施等各方面制定相應(yīng)的管理制度,規(guī)定相應(yīng)的流程,提高員工對可修復(fù)件循環(huán)使用的認(rèn)知,促進(jìn)公司對可修復(fù)件的控制,以降低運(yùn)營成本,提高企業(yè)管理水平。3基于預(yù)算體系的物資采購 在運(yùn)營籌備期或運(yùn)營初期,由于員工來自不同單位、不同部門,有著不同的工作經(jīng)歷和背景,其管理理念和行為方式也多有差別,對物資需求的合理、前瞻、準(zhǔn)確性掌握程度不同。現(xiàn)時的物資采購計劃主要源于申購計劃,是本著統(tǒng)一思想、嚴(yán)格控制、規(guī)范有序為其出發(fā)點的。這一方式不失為一種有效的控制方式,但從長期發(fā)展來看,還有值得改進(jìn)的地方,因為這一方式是以降低采購效率換取的。 從長遠(yuǎn)發(fā)展來看,物資采購應(yīng)基于良好預(yù)算體系的建立,并在預(yù)算體系中進(jìn)行相應(yīng)運(yùn)作。3.1預(yù)算體系的建立 物資需求預(yù)算屬于維保體系這一大的范疇,運(yùn)營分公司及各部門應(yīng)整體考慮,充分研究運(yùn)營故障及檢修規(guī)律,制訂完善的檢修計劃,摸索和制訂合理的檢修消耗定額,從而編制或分解出相應(yīng)的年度、季度或月度物資需求預(yù)算。 在這一預(yù)算體系中,分公司財務(wù)部門主要對預(yù)算資金的控制負(fù)責(zé);物資管理部門主要對預(yù)算的實施負(fù)責(zé);而需求部門主要對預(yù)算的合理、準(zhǔn)確、前瞻性負(fù)責(zé)。3.2預(yù)算內(nèi)的物資采購 對于預(yù)算內(nèi)的物資采購,先由需求部門直接和物資管理部門溝通,將部門認(rèn)可審批的物資需求計劃報物資管理部門;而物資管理部門的相關(guān)人員在對需求物資的預(yù)算項目加以確定以后,可以直接編制相應(yīng)的采購計劃,此采購計劃經(jīng)相應(yīng)權(quán)限審批后,直接予以實施。3.3預(yù)算外物資采購 當(dāng)然,物資預(yù)算不會涵蓋物資需求的全部,在日常工作中難免會有一些意想不到的情況發(fā)生,形成預(yù)算外物資需求。對這一部分需求,可以采取一事一議的方式,由需求部門提出請示,經(jīng)逐級審批后,由物資管理部門加以實施。4物資的供應(yīng)方式 地鐵運(yùn)營是全天候方式,物資供應(yīng)應(yīng)力求及時、有效,為此應(yīng)對庫房的布點、供應(yīng)方式做一些思考。4.1庫房的布點方式 從財務(wù)體系和資產(chǎn)保證方面而言,庫房布點應(yīng)遵循一級總庫的原則,各需求單位應(yīng)力求減少物資的積壓,減少資產(chǎn)的重復(fù)性,提高物資的共享程度,避免資金浪費(fèi)和資產(chǎn)失控;同時,也要充分考慮物資供應(yīng)的及時,以及現(xiàn)場服務(wù)的有效和迅速。因此,可以考慮一級總庫、分散布點的方式。即在位于小行的基地設(shè)立一級供應(yīng)總庫,而在沿線可以適當(dāng)選取2～3個分庫。分庫的日常工作由物資管理部門派員專職管理或由需求部門派員兼職管理。此兼職管理人員在業(yè)務(wù)上應(yīng)受物資管理部門的指導(dǎo),遵循物資轉(zhuǎn)庫、出庫的所有規(guī)則。同時物資總庫管理人員應(yīng)定期(每月一次)對所設(shè)分庫內(nèi)所有物資進(jìn)行盤查、清單,核對出庫量,在總庫賬目上予以記錄,月末形成統(tǒng)一報表報財務(wù)部門。4.2 供應(yīng)方式 地鐵物資供應(yīng)的空間范圍較大,結(jié)合其它城市地鐵的模式和經(jīng)驗,在物資供給方式上可以采取配送制度。 當(dāng)需求部門有物資需求時,對較重的或批量供給的物資,可根據(jù)需求部門的要求和實際情況,由物資管理部門予以配送。在此之前要解決好交通運(yùn)輸工具(貨車或利用地鐵電客車)等資源配備問題,制訂好相應(yīng)的配送、接貨流程和運(yùn)輸途徑等,明確責(zé)任分工,以及時、有效地保證現(xiàn)場的物資需求。參考文獻(xiàn)1 顧政華,李旭宏,朱彥東等.地鐵運(yùn)營設(shè)備管理維護(hù)保養(yǎng)模式的綜合評價.城市軌道交通研究,2004(4):392 唐納德·沃特斯.管理科學(xué)實務(wù)教程.北京:華夏出版社,2000
